ROI của tự động hóa AI: giảm chi phí, tăng hiệu quả.

Bạn có bao giờ cảm thấy ngập đầu trong những công việc lặp đi lặp lại, tốn thời gian mà lại dễ sai sót trong văn phòng? Nhập liệu thủ công, xử lý hóa đơn, lên lịch cuộc họp… Những công việc này không chỉ làm giảm năng suất mà còn khiến bạn và đồng nghiệp cảm thấy nhàm chán, mệt mỏi.

Trong bối cảnh đó, Tự động hóa quy trình bằng AI (Intelligent Process Automation – IPA) nổi lên như một giải pháp đột phá. IPA không chỉ đơn thuần là tự động hóa các tác vụ bằng RPA (Robotic Process Automation) mà còn kết hợp sức mạnh của AI và Machine Learning (ML) để ‘học’ và ‘thích nghi’. Điều này có nghĩa là hệ thống có thể tự động điều chỉnh quy trình, đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu và thậm chí là dự đoán các vấn đề tiềm ẩn.

Bài Hay: https://alocongnghe.com.vn/vuot-qua-thach-thuc-edge-ai.html

Đến năm 2025, AI không còn là một lựa chọn mà là yếu tố sống còn để duy trì năng lực cạnh tranh, đặc biệt đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV). Theo một báo cáo gần đây trên VnExpress, các doanh nghiệp ứng dụng AI vào quy trình làm việc có khả năng tăng trưởng doanh thu cao hơn 30% so với các doanh nghiệp khác.

Lợi ích trực tiếp về chi phí

• Giảm thiểu chi phí vận hành: Nhờ giảm sự phụ thuộc vào nhân lực cho các tác vụ lặp đi lặp lại, doanh nghiệp có thể giảm thiểu đáng kể chi phí lương, thưởng và các phúc lợi khác. Hơn nữa, việc giảm thiểu sai sót cũng giúp giảm chi phí sửa chữa và khắc phục hậu quả.
• Tối ưu hóa nguồn lực: Khi AI đảm nhận các công việc nhàm chán, nhân viên có thể tập trung vào các công việc chiến lược, sáng tạo và có giá trị cao hơn. Điều này không chỉ tăng năng suất mà còn nâng cao sự hài lòng và gắn bó của nhân viên.
• Ví dụ: Hãy tưởng tượng bạn không còn phải tốn thời gian nhập liệu thủ công hàng trăm hóa đơn mỗi tháng. Thay vào đó, hệ thống AI tự động trích xuất thông tin từ hóa đơn và cập nhật vào hệ thống kế toán của bạn. Hoặc bạn không còn phải mất hàng giờ xử lý hồ sơ giấy tờ. Thay vào đó, AI tự động phân loại, tìm kiếm và lưu trữ hồ sơ một cách hiệu quả.

Nâng cao năng suất và hiệu quả

• Tăng tốc độ xử lý: AI hoạt động 24/7, không mệt mỏi và có thể xử lý lượng lớn dữ liệu nhanh chóng. Điều này giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian xử lý các quy trình, từ đó tăng tốc độ phục vụ khách hàng và đưa ra quyết định.
• Giảm thiểu lỗi: Loại bỏ lỗi do con người gây ra trong các quy trình lặp đi lặp lại.
• Cải thiện tính nhất quán: Đảm bảo mọi quy trình được thực hiện theo cùng một tiêu chuẩn, giúp nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ.
• Case Study minh họa (ví dụ giả định): Doanh nghiệp X, một công ty thương mại điện tử vừa và nhỏ, đã triển khai hệ thống tự động hóa quy trình kế toán sử dụng AI. Kết quả là, họ tiết kiệm được 15 giờ làm việc mỗi tuần, tăng tốc độ xử lý hóa đơn lên 30% và giảm thiểu sai sót đến 90%. Nhờ đó, họ có thể tập trung nguồn lực vào việc phát triển sản phẩm mới và mở rộng thị trường.

Cải thiện trải nghiệm khách hàng và nhân viên

• Phản hồi nhanh hơn, chính xác hơn cho khách hàng: Chatbot và tổng đài AI có thể trả lời các câu hỏi của khách hàng 24/7, cung cấp thông tin chính xác và giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng. Điều này giúp nâng cao sự hài lòng và trung thành của khách hàng.
• Giảm gánh nặng công việc lặp cho nhân viên, tăng sự hài lòng và động lực làm việc: Khi AI đảm nhận các công việc nhàm chán, nhân viên có thể tập trung vào các công việc thú vị và có ý nghĩa hơn. Điều này giúp tăng sự hài lòng và động lực làm việc của nhân viên, từ đó giảm tỷ lệ nghỉ việc và thu hút nhân tài.

Tìm hiểu thêm về ứng dụng chip AI trong các giải pháp tự động hoá.

Tăng khả năng thích ứng và đổi mới

Doanh nghiệp có thể nhanh chóng điều chỉnh quy trình tự động hóa theo nhu cầu thị trường mới. Nhờ khả năng học hỏi và thích nghi liên tục, AI giúp doanh nghiệp luôn đi trước một bước và tận dụng các cơ hội mới.

Quản lý Email

AI có thể giúp bạn phân loại email, lọc thư rác, tóm tắt nội dung, gợi ý trả lời và tự động hóa phản hồi cho các câu hỏi thường gặp. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và tập trung vào các email quan trọng.

Lên lịch và Quản lý lịch trình

AI hỗ trợ tìm thời gian trống, gửi lời mời, nhắc nhở cuộc họp và thậm chí là tự động điều chỉnh lịch trình khi có thay đổi. Bạn sẽ không còn phải lo lắng về việc bỏ lỡ các cuộc họp quan trọng hoặc quên các nhiệm vụ cần làm.

Khám phá công nghệ AI trên PC để tối ưu lịch trình làm việc.

Nhập liệu và Xử lý tài liệu

AI có thể tự động trích xuất thông tin từ hóa đơn, hợp đồng, biểu mẫu (sử dụng công nghệ OCR kết hợp AI) và cập nhật vào hệ thống CRM/ERP của bạn. Điều này giúp bạn loại bỏ công việc nhập liệu thủ công nhàm chán và giảm thiểu sai sót.

Chăm sóc khách hàng

Chatbot AI có thể trả lời câu hỏi của khách hàng 24/7, định tuyến yêu cầu đến bộ phận phù hợp và cung cấp hỗ trợ cá nhân hóa. Tổng đài ảo sử dụng AI có thể tự động xử lý các cuộc gọi, giảm thời gian chờ đợi của khách hàng và nâng cao chất lượng dịch vụ.

Quản lý dự án & Tối ưu hóa quy trình làm việc

AI có thể phân tích tiến độ dự án, dự đoán rủi ro, tối ưu hóa phân công công việc và đề xuất các giải pháp cải tiến quy trình. Điều này giúp bạn quản lý dự án hiệu quả hơn, giảm thiểu rủi ro và đạt được kết quả tốt hơn.

Lưu ý: Việc triển khai AI cần được thực hiện một cách cẩn trọng, có kế hoạch và phù hợp với đặc thù của từng doanh nghiệp. Hãy bắt đầu từ những quy trình đơn giản và từng bước mở rộng phạm vi ứng dụng AI. Tham khảo ý kiến của các chuyên gia và tìm kiếm các giải pháp phù hợp với ngân sách và nguồn lực của bạn.

Hệ sinh thái tích hợp (AI-powered suites)

• Microsoft Copilot:
  Tích hợp sâu vào hệ sinh thái Microsoft 365 quen thuộc (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams). Copilot không chỉ là một trợ lý ảo thông thường, mà là một cộng sự AI thực thụ, giúp bạn hoàn thành công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn. Với Copilot Pro, người dùng cá nhân có thể tận hưởng sức mạnh AI vượt trội để nâng cao năng suất và sáng tạo. Trong khi đó, Copilot for Microsoft 365 mở ra cánh cửa tự động hóa cho doanh nghiệp, giúp tối ưu quy trình và giải phóng nhân viên khỏi những công việc lặp đi lặp lại.
  
  Chức năng chính:
  • Viết email chuyên nghiệp chỉ với vài từ khóa.
  • Tóm tắt nội dung cuộc họp dài dòng trong nháy mắt.
  • Tạo báo cáo từ dữ liệu thô một cách trực quan và sinh động.
  • Phân tích dữ liệu Excel phức tạp, tìm ra insights giá trị.
  • Lập lịch cuộc họp thông minh, tối ưu thời gian cho mọi người.
• Google Workspace AI (Gemini trong Workspace):
  Đối thủ đáng gờm của Microsoft Copilot, Gemini (trước đây là Duet AI) cũng được tích hợp mạnh mẽ vào hệ sinh thái Google Workspace (Gmail, Docs, Sheets, Slides). Với sức mạnh của mô hình Gemini, Google Workspace AI mang đến khả năng sáng tạo nội dung, phân tích dữ liệu và tự động hóa quy trình làm việc một cách thông minh.
  
  Chức năng chính:
  • Soạn email chuyên nghiệp, gợi ý chủ đề hấp dẫn.
  • Tóm tắt tài liệu dài, trích xuất thông tin quan trọng.
  • Phân tích dữ liệu trong Sheets, tạo biểu đồ trực quan.
  • Tạo hình ảnh minh họa độc đáo cho bài thuyết trình Slides.

Nền tảng Tự động hóa tích hợp (Low-code/No-code Automation)

Nếu bạn muốn tự động hóa các quy trình làm việc giữa nhiều ứng dụng khác nhau, thì các nền tảng low-code/no-code sẽ là lựa chọn lý tưởng. Với giao diện trực quan, dễ sử dụng, bạn có thể tạo ra các workflow tự động mà không cần phải viết code.

• Zapier AI:
  Kết nối hàng ngàn ứng dụng phổ biến (Google Sheets, Trello, Slack, v.v.) và tự động hóa các tác vụ giữa chúng. Ví dụ: khi có một khách hàng mới đăng ký trên website của bạn, Zapier có thể tự động thêm thông tin của khách hàng đó vào Google Sheets, gửi thông báo đến kênh Slack của nhóm kinh doanh và tạo một nhiệm vụ mới trên Trello.
  
  Tính năng AI nổi bật:
  • Phân loại email theo mức độ quan trọng.
  • Tạo nội dung email, bài đăng mạng xã hội dựa trên các trigger (ví dụ: khi có sản phẩm mới).
  • Trích xuất dữ liệu từ các ứng dụng khác nhau và đưa vào một bảng tính.
• Make (trước đây là Integromat):
  Một nền tảng mạnh mẽ hơn Zapier, cho phép bạn tùy chỉnh workflow một cách chi tiết và trực quan hơn. Với giao diện visual builder, bạn có thể kéo thả các module và kết nối chúng lại với nhau để tạo ra các quy trình tự động phức tạp.
  
  Tính năng AI nổi bật:
  • Xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) để phân tích và hiểu nội dung văn bản.
  • Phân tích dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau (API, database, file) và đưa ra các insights hữu ích.

Công cụ Tự động hóa quy trình robot (RPA với AI)

Nếu bạn cần tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại trên máy tính (ví dụ: nhập liệu, click chuột, copy paste), thì RPA là giải pháp phù hợp. Với sự kết hợp của AI, RPA có thể xử lý các tác vụ phức tạp hơn, đòi hỏi khả năng nhận diện và phán đoán.

• UiPath AI:
  Là một trong những nền tảng RPA hàng đầu thị trường, UiPath AI cung cấp các công cụ mạnh mẽ để tự động hóa các quy trình nghiệp vụ phức tạp. Nhờ tích hợp AI, UiPath có thể xử lý các tác vụ như đọc và hiểu hóa đơn không chuẩn, cung cấp dịch vụ khách hàng thông minh và tự động hóa quy trình kiểm toán.

Các công cụ chuyên biệt khác

• Otter.ai:
  Ứng dụng ghi chú và tóm tắt cuộc họp tự động. Otter.ai sử dụng AI để chuyển đổi giọng nói thành văn bản, nhận diện người nói và tóm tắt nội dung cuộc họp một cách chính xác. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian ghi chép và dễ dàng xem lại các thông tin quan trọng.
• Grammarly Business:
  Công cụ kiểm tra ngữ pháp và văn phong với AI. Grammarly Business giúp bạn viết email, báo cáo và các tài liệu khác một cách chuyên nghiệp và không mắc lỗi. Với khả năng gợi ý cải thiện văn phong, Grammarly Business giúp bạn truyền đạt thông điệp một cách rõ ràng và hiệu quả hơn. Xem thêm mẹo viết nội dung hấp dẫn.
• Calendly:
  Ứng dụng lên lịch hẹn thông minh. Calendly giúp bạn chia sẻ lịch của mình với người khác và cho phép họ tự chọn thời gian phù hợp để đặt lịch hẹn. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian trao đổi email qua lại và tránh được các xung đột lịch trình.

Việc lựa chọn công cụ AI tự động hóa phù hợp phụ thuộc vào nhu cầu và ngân sách của từng doanh nghiệp. Dưới đây là một số tiêu chí so sánh để bạn tham khảo:

• Tính năng cốt lõi:
  • Bạn cần tự động hóa các tác vụ liên quan đến văn bản (email, tài liệu)? Hãy ưu tiên Microsoft Copilot, Google Workspace AI hoặc Grammarly Business.
  • Bạn cần tự động hóa các tác vụ liên quan đến dữ liệu (bảng tính, báo cáo)? Hãy ưu tiên Microsoft Copilot, Google Workspace AI hoặc Make.
  • Bạn cần kết nối các ứng dụng khác nhau và tự động hóa quy trình làm việc giữa chúng? Hãy ưu tiên Zapier AI hoặc Make.
  • Bạn cần tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại trên máy tính? Hãy ưu tiên UiPath AI.
• Mức độ dễ sử dụng:
  • Nếu bạn không có kiến thức về lập trình, hãy chọn các nền tảng low-code/no-code như Zapier AI hoặc Make.
  • Nếu bạn muốn tùy chỉnh workflow một cách chi tiết, hãy chọn Make.
  • Nếu bạn muốn sử dụng các công cụ quen thuộc, hãy chọn Microsoft Copilot hoặc Google Workspace AI.
• Giá cả:
  • Hầu hết các công cụ AI tự động hóa đều cung cấp các gói miễn phí hoặc bản dùng thử. Hãy tận dụng cơ hội này để trải nghiệm và đánh giá trước khi quyết định đầu tư.
  • Giá cả của các gói trả phí thường dao động từ vài chục đến vài trăm đô la mỗi tháng, tùy thuộc vào số lượng người dùng và tính năng sử dụng.
• Khả năng tích hợp:
  • Hãy đảm bảo rằng công cụ bạn chọn tương thích với các hệ thống và ứng dụng hiện có của doanh nghiệp.
  • Kiểm tra xem công cụ có hỗ trợ các API và webhook để bạn có thể tích hợp nó với các ứng dụng tùy chỉnh của mình hay không.

Bạn có thể tham khảo các bài đánh giá trên các trang công nghệ uy tín như Genk hoặc Soha để có thêm thông tin chi tiết về từng công cụ.

Để triển khai tự động hóa AI thành công, doanh nghiệp nhỏ cần có một chiến lược rõ ràng và thực hiện từng bước một. Dưới đây là một số lời khuyên:

• Bắt đầu từ những “điểm đau” nhỏ:
  • Hãy xác định các quy trình lặp đi lặp lại, tốn thời gian nhất trong doanh nghiệp của bạn.
  • Tìm kiếm các công cụ AI có thể tự động hóa các quy trình này một cách nhanh chóng và dễ dàng.
  • Ví dụ: bạn có thể bắt đầu với việc tự động hóa quy trình gửi email marketing, quản lý lịch hẹn hoặc nhập liệu hóa đơn.
• Thử nghiệm và đánh giá:
  • Bắt đầu với các công cụ miễn phí hoặc bản dùng thử để làm quen với công nghệ AI.
  • Đánh giá hiệu quả của các công cụ này trước khi đầu tư lớn hơn.
  • Theo dõi các chỉ số quan trọng như thời gian tiết kiệm được, chi phí giảm thiểu và mức độ hài lòng của nhân viên.
• Đào tạo nhân sự:
  • Hướng dẫn nhân viên cách sử dụng và làm việc cùng với AI.
  • Nhấn mạnh rằng AI là một công cụ hỗ trợ, không phải là một sự thay thế cho con người.
  • Khuyến khích nhân viên đưa ra các ý tưởng về cách sử dụng AI để cải thiện quy trình làm việc.
• Bảo mật dữ liệu và quyền riêng tư:
  • Đảm bảo tuân thủ các quy định bảo mật khi sử dụng các công cụ AI, đặc biệt là khi xử lý dữ liệu nhạy cảm.
  • Chọn các công cụ AI có chính sách bảo mật rõ ràng và minh bạch.
  • Sử dụng các biện pháp bảo mật bổ sung như mã hóa dữ liệu và kiểm soát truy cập.
• Tiêu chí chọn lựa:
  • Phù hợp với nhu cầu: Xác định rõ các vấn đề cần giải quyết và chọn công cụ có tính năng phù hợp.
  • Dễ sử dụng: Ưu tiên các công cụ có giao diện trực quan, dễ học và dễ sử dụng.
  • Chi phí hợp lý: So sánh giá cả của các công cụ khác nhau và chọn công cụ có giá trị tốt nhất.
  • Khả năng mở rộng: Chọn công cụ có khả năng mở rộng để đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.

Để có thêm thông tin và lời khuyên, bạn có thể tham khảo ý kiến của các chuyên gia tư vấn chuyển đổi số. Ngoài ra, bạn cũng có thể tìm hiểu về các ví dụ thực tế về các doanh nghiệp Việt Nam đã triển khai thành công các giải pháp AI trên các trang tin như ICTNews. Từ đó, rút ra những bài học kinh nghiệm quý báu cho doanh nghiệp của mình. Đừng quên rằng, công nghệ AI luôn đổi mới, hãy luôn cập nhật!